確認する 相手のことを理解する ５つの秘訣 その5 前半 #56
こんにちは、松岡千里です。
来月から始まる「秘書の力」で大切な要素について書いていきたいと思います。
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秘書の力が来週11月25日(木)からスタートします！
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相手を理解するための秘訣の5回目は 「確認する」です。
５つの秘訣の５つ目は
前半と後半に２つに分けてお話しします。
これは秘書の業務として、
とても大切なことでした。
秘書だけではなく、
違う業種でも大切なことでしょう。
では、何を確認するのかと言いますと、
・物が揃っているのか、確認する
・時間があっているのか確認する
・今やっていることが、計画通りなのか、目的に沿っているのか確認する
・安全かどうか、確認する
・人数を確認する
・体調を確認する
・考えや気持ちを確認する
など、対象は沢山あります。
秘書の業務でいいますと、
役員が仕事をする上で、
書類が揃っているか？
出張の手配（移動手段や宿泊先のことなど）、
先方との意思確認など、
仕事がスムーズに行えるための確認は、
基本的な作業です。
確認作業は1人の目でやると
必ずミスすることがあるので、
複数の目で確認する流れを、
秘書課でできるようなシステムも作ったりしました。
しかし私はそれだけでは
うまくことが進まないなぁー
と思った時がありました。
私が仕事の内容を覚えていくと、
自信がついていきました。
しかし、それが落とし穴になったことがありました。
少しの情報で、
「あーそれは、前はこうしたから、今回も同じようにしよう！」
と思い込み、早とちりして、
役員の望んでいない事をサポートしてしまったことがあります。
それはそれは
役員だけではなく、
たくさんの人に迷惑をかけてしまい、
時間がかかってしまい、
大きな失態をしました。
今思えば、
自信がなかったのに、
それを隠してしまい、
あたかも自信があるように振る舞ったり、
焦っていたのかもしれません。
そんな経験から 私は
役員の考えや気持ち、体調などの状態は、
いつも同じわけではない、
日によって変わる
ということを知り、
このことを確認することを大事にしてきました。
打ち合わせや雑談などの
相手が話している内容から
確認できる時もあるし、
言動、例えば言葉遣いや
癖などから確認できます。
確認というよりは
予想や察するということから確認する
という感じです。
一方で
直接、お尋ねして確認することもしました。
私達は怒られるのが嫌、
めんどくさい、
怖い
とかの理由で
お尋ねしたりして
直接確認をとらないことがあります。
予測して察して何かをしてあげれば
それが1番いいという
日本の文化があるかもしれませんが、
やはり勘違いが起こることも
考慮しないといけません。
何でもかんでも、
お尋ねするのも良くないと思いますが、
時には直接お尋ねして確認することも絶対必要です。
役員の性格によっては、
直接お尋ねすることを嫌がる方もいらっしゃったので、
そういう場合は、
なるべく会話の中や言動から
確認するようにしましたし、
気さくに話ができる方の場合には
直接、お尋ねすることが出来ました。
このバランス感覚が重要なのかもしれませんね。
そうやって、
考えや気持ち、体調などの状態を
確認すると、
良いサポートができるのです。
ではそれを日常で
活かそうと思うと
私の場合は
夫のことが
1番に思い浮かびます。
その話は次回のブログで
書きたいと思います。
今日も読んでくださってありがとうございました。
秘書の力も来週から始まります。
まだ参加募集をしていますので、
よかったらどうぞ！
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